ثالثاً : استقبال الطلبات

1. يتم استقبال الطلبات بطريقة إلكترونية تحت إشراف ومتابعة إدارة خدمات التطوع التي تحيلها إلكترونياً أيضاً للقطاع المختص بالنشاط الذي يتولى فرز الطلبات ومراجعة كافة الوثائق والتأكد من مناسبة المتطوع للنشاط ، ومن ثم إجازة الطلب أو الاعتذار عنه .
2. يتم إبلاغ المتطوع بالنتيجة ، وفي حالة قبول الطلب ، يقوم المتطوع بالتوقيع على ميثاق العمل التطوعي ورفعه عبر موقع الجمعي .
3. يتولى القسم المختص بالنشاط تسكين المتطوع في موقع العمل المناسب ، كما يتولى تدريبه ومتابعة أدائه .

ثانياً : تحديد المهام والاختصاصات

قامت الجمعية بإعداد ما يلي :

1. تحديد كافة فرص الأعمال التطوعية ، وهي موضحة في ملحق رقم (1) ، وتشمل مسمى الوظيفة ، الوصف الوظيفي ، المهام ، مواقع العمل ، عدد ساعات وأيام العمل ، الثواب والعقاب ، المؤهلات والخبرات المطلوبة ، بحيث تكون متاحة في البوابة الإلكترونية للجمعية ، ويكون متاحاً أيضاً من خلال تطبيق (تطوع) الذي تعمل الجمعية على إعداده ليكون متاحاً على أجهزة الهواتف الذكية ، كما يمكن أن تكون متاحة على البوابة الوطنية للتطوع وعلى بوابة إمارة منطقة مكة المكرمة .
2. ميثاق العمل التطوعي ، وهو موضح في ملحق رقم (2) ، وهو بمثابة عقد يوضح مهام والتزامات وحقوق الطرفين (المتطوع والجمعية) .

أولاً : إنشاء الإدارة المختصة

تعمل الجمعية على إنشاء إدارة الأعمال التطوعية بالجمعية ، وتتكون من : مدير الإدارة ، وعدد (2) متخصص في استقطاب المتطوعين ، وعدد (2) موظفين إداريين  ، مع تجهيزات مكتبية .